Si elle présente de nombreux avantages, la pointeuse mécanique représente une certaine somme à investir et à amortir sur toute la durée de l’utilisation. La pointeuse digitale peut s’avérer être une solution moins couteuse, tout dépend de votre activité. Pour budgétiser les dépenses totales liées à la mise en place de la pointeuse, de nombreux éléments sont à prendre en considération. Il y a bien sûr le prix de la pointeuse, qui variera en fonction du modèle et des fonctionnalités (capacité, caractéristiques, mémoire interne…) mais également d’autres coûts à prendre en compte :

• Le logiciel de pointage : les tarifs varient d’un fournisseur à l’autre
• La prestation de conseil
• Le coût d’installation de la pointeuse (qui sera différent s’il s’agit d’une pointeuse mécanique ou biométrique par exemple).
• La formation du personnel
• Un émetteur ou autre dispositif de transmissions d’informations
• Les « consommables » : badge, puces RFID, mifare, clés…
• Les frais d’électricité annuels
• Les frais de mise à jour du logiciel de gestion
• Les frais de maintenance et de dépannage s’ils ne sont pas compris dans la prestation.

L’installation d’une pointeuse mécanique ou numérique est encadrée et règlementée par la CNIL. Le système mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux, ni remettre en cause de manière abusive les droits et libertés individuelles ou collectives du personnel.

L’application de gestion des temps avec pointeuse badgeuse doit être fiable et infalsifiable (impossibilité de modifier les données internes du terminal). Il est possible d’attribuer des autorisations d’accès selon les personnes, les horaires…

Enfin, l’enregistrement des pointages horaires doit se faire de manière automatisée. Si vous optez pour une solution en ligne, vérifiez où seront hébergées les informations de vos salariés ! Il est conseillé de privilégier un hébergement sur des serveurs européens pour en assurer la protection. Chez e2Time, nous avons choisi le leader européen du cloud OVH pour enregistrer nos données numériques. Les données sont conservées 5 ans.

Après résiliation, elles sont stockées 1 mois chez e2Time, mais cela varie en fonction des logiciels choisis. Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur. Si l’entreprise ne respecte pas les conditions établies dans le Code du Travail dans le cadre de l’installation et l’utilisation d’une pointeuse badgeuse (enregistrer un mauvais temps) une amende pourra être à payer.

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La pointeuse numérique pour enregistrer les temps de vos employés peut être considéré comme un outil de surveillance négatif pour ses utilisateurs. Certains considèrent que sa mise en place reflète un manque de confiance ou un contrôle excessif de la part de leur employeur.

Pourtant, c’est une bonne solution pour encadrer la réalisation d’heures supplémentaires, surtout quand on sait que presque deux tiers des salariés (66%) en réalisent selon ADP, sans être rémunérés.

Chez e2Time.com, la plupart des demandes de pointeuses mécaniques ou numériques sont formulées par les collaborateurs eux-mêmes ! En effet, dans certains secteurs comme l’hôtellerie et la restauration, les heures supplémentaires sont parties courantes et bien souvent non déclarées. La pandémie de la Covid-19 a également conduit un grand nombre de salariés à faire des heures supplémentaires non rémunérées à cause notamment d’une frontière plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle. Ces heures non déclarées et donc non payées s’établissent à 9,2 heures par personne et par semaine, contre 7,3 heures avant la crise.

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Enfin, pour certains, la pointeuse renforcerait le présentéisme au sein des entreprises. C’est-à-dire le fait d’être présent physiquement sur son lieu de travail, alors que son état, son mental ou sa motivation ne permettent pas d’effectuer des tâches de manière productive. En se focalisant sur les temps de présence, on peut passer à côté de certaines choses. Les employés peuvent se sentir mal, être démotivés, mais continuent à “pointer”. Leurs problèmes passent alors inaperçus et les conséquences sur la productivité et le bien-être sont bien réelles.

Mais en réalité, les pointeuses numériques s’adaptent tout à fait aux nouvelles problématiques de travail flexibles. Il est par exemple possible de définir des plages horaires variables : le salarié doit pointer entre 7h et 9h le matin, puis entre 17h et 19h le soir. Le problème ne vient donc pas des pointeuses, mais de l’utilisation qui en est faite. Elles doivent être utilisées comme un outil de gestion, et non pour promouvoir une atmosphère de flicage où la seule chose qui compte est le temps de présence.

Si malgré tout vous avez encore besoin de convaincre vos collaborateurs quant à l’utilisation d’une pointeuse, découvrez notre infographie.

Convaincre ses collaborateurs de mettre en place un système de pointage