Rédiger son cahier des charges GTA

Avant tout projet de digitalisation, il convient de rédiger un cahier des charges. Ce travail va permettre de mettre à plat la situation de l’entreprise à un moment T. C’est une étape très importante afin de poser les bases du projet et définir précisément les besoins et attentes de l’entreprise.

Le cahier des charges peut également être utilisé comme document contractuel, rassemblant toutes les informations nécessaires au bon déroulement du projet.

L’objectif est donc d’y lister les besoins fonctionnels, techniques, mais aussi financiers de l’entreprise. En bref, c’est un véritable outil de pilotage qui facilitera la compréhension pour tous les acteurs du projet !

La phase d’introduction débute toujours par une présentation de l’entreprise et de son secteur d’activité. Ces éléments aideront les éditeurs à mieux cerner les besoins et anticiper certaines spécificités propres au profil et à l’activité de l’entreprise.

La phase d’audit va permettre de récolter toutes les informations relatives aux ressources humaines : nombre de collaborateurs, types de contrats, conventions… Elle va également permettre d’analyser l’entreprise dans son ensemble : organisation, répartition des missions… Une véritable vision 360° afin de mieux comprendre les besoins et de mettre en lumière les éventuels points de dysfonctionnement.

L’audit décrit et traduit les exigences du projet dans les moindres détails. Il permet d’identifier toutes les règles et usages d’une organisation, du règlementaire, jusqu’aux habitudes terrain. Cette phase est donc cruciale pour le paramétrage : elle constitue la base de tout travail, pour que l’éditeur puisse proposer une solution adaptée aux besoins et au contexte de l’entreprise. Il retranscrit les règles métiers, le langage, les différents processus. Cet audit devra donc être mis à jour tout au long du projet et être connu des deux parties.

L’implémentation d’un outil de GTA est un projet long et parfois coûteux, qui doit être pensé sur le long terme. Après une analyse pointue de l’entreprise, il faut décrire les problèmes actuels et les besoins qui en découlent. Cette étape va permettre de cadrer précisément ce que vous attendez d’une solution RH, et d’avoir une vision sur le long terme. 

Il vous faudra donc décrire le contexte dans lequel s’inscrit le projet (stratégie d’entreprise, croissance, augmentation des effectifs…) et mentionner les objectifs associés à ce projet. Par exemple : réduire le coût de l’élaboration des plannings sous excel, apporter plus de précision dans le suivi des heures et des présences…

Une fois ce travail de préparation établi, il faudra établir un recueil des besoins clair et précis. Quels sont vos besoins pour améliorer votre gestion du personnel ? Avez-vous besoin de collecter les temps de présence ? De digitaliser la gestion des congés ? Des notes de frais ? Quelles sont vos règles conventionnelles ? Vous faut-il un suivi d’activités et analytique ?

Dans cette étape, il faudra décrire de manière synthétique les grandes fonctionnalités attendues : gestion des congés & absences, gestion des temps, planification, espace collaborateurs, interfaces avec d’autres outils, etc.

À l’issue de cette consultation, vous ferez une synthèse des besoins pour les hiérarchiser :

• Les « must have » (les fonctionnalités obligatoires, dont vous ne pouvez pas vous passer)
• Les « nice to have » (les fonctionnalités qu’il serait bon d’avoir, même si elles ne sont pas obligatoires pour le moment ou peuvant être différées)

En amont, il vous faudra réfléchir au budget fixé ainsi qu’au mode de financement que vous souhaitez mettre en place (modèle SaaS ou achat de licences…). L’objectif est de définir une enveloppe budgétaire claire et comprise par toutes les parties prenantes pour éviter quiproquos et perte de temps. 

Ce budget nécessite la prise en compte de plusieurs éléments : le nombre de collaborateurs, le nombre de sites à équiper, les différentes contraintes réglementaires, le niveau de complexité de la structure…

Pour que le projet fonctionne correctement, il est important de constituer la bonne équipe en charge du projet SIRH. Généralement, elle doit être composée de membres des directions de ressources humaines, de la direction de l’entreprise pour la validation des décisions et du budget, d’un responsable technique ou du service informatique pour des questions plus techniques…

Attention à ne pas surdimensionner l’équipe projet : trop d’intervenants ralentirait les prises de décision. Mieux vaut réduire le nombre d’interlocuteurs et de décideurs pour faciliter les échanges et la transmission des informations.

Par exemple :

• Le DRH, qui doit être au cœur du projet pour déterminer les besoins et accompagner le changement et le déploiement de l’outil.
• Le DSI qui sera en charge des questions techniques • Le DAF qui supervise le projet au niveau financier et légal
• Le DG à qui reviendra la décision finale
• Un chef de projet

> Qui impliquer dans la mise en place d’un SIRH

Autre élément à prendre en compte dans la rédaction de votre cahier des charges : l’anticipation des contraintes techniques. N’hésitez pas à solliciter votre DSI (Directeur des Systèmes d’Informations) ou un prestataire informatique externe pour vous accompagner dans le listing des contraintes techniques. Parmi les principales :

• Lister toutes les solutions que vous utilisez déjà et qui doivent être interfacées avec votre futur SIRH.
• Gérer la reprise des données, c’est-à-dire le fait de récupérer toutes les données actuellement en votre possession pour les réimporter dans le nouvel outil
• Penser aux contraintes techniques en matière de sécurité des données (RGPD, CNIL…).