La Gestion des Temps et des Activités (GTA) est un élément central de la gestion des ressources humaines. Elle assure le suivi des horaires de travail, des présences, des absences et des plannings des employés.

Les logiciels de GTA sont donc des outils indispensables pour de nombreuses entreprises et organisations. Cependant, avec la multitude de logiciels GTA présents sur le marché, choisir la solution la plus adaptée à son entreprise et à ses besoins peut s’avérer compliqué.

Pour vous aider dans cette tâche, nous vous présentons dans cet article, tout ce qu’il faut savoir pour mieux choisir votre logiciel de GTA. 

Les besoins en termes de logiciel GTA ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Les petites, moyennes et grandes entreprises n’ont en effet pas les mêmes problématiques, tout comme les organisations privées et publiques. Elles ont donc besoin de solutions différentes, adaptées à leur fonctionnement et à leurs particularités.

La taille de l’entreprise

Les besoins de l’entreprise sont d’abord différents selon la taille de l’entreprise. Plus l’entreprise présente une structure complexe avec un grand nombre de départements et de salariés, plus elle nécessite un niveau élevé de personnalisation.

En revanche, les petites entreprises ont plutôt intérêt à privilégier un logiciel GTA simple d’utilisation, axé sur une expérience utilisateur optimale.

Ainsi, le nombre de collaborateurs, mais aussi l’organisation de la structure, influencent largement le choix d’un logiciel GTA.

Le secteur d’activité

Le secteur d’activité impacte également le choix de la solution. Certains domaines nécessitent un logiciel précis avec un nombreux choix de variables et de spécificités.

Le secteur de la santé, par exemple, avec les hôpitaux, les centres médicaux et les pharmacies, nécessite de suivre les heures de travail et des plannings irréguliers tout en contrôlant le temps de travail des employés et en s’adaptant aux changements législatifs fréquents.

Le secteur du BTP doit quant à lui traiter le suivi d’heures avec des équipes mobiles, sur différents sites, mais également des plannings complexes, respectant précisément les règles légales.

Les entreprises opérant dans des industries spécifiques doivent donc bien identifier leurs besoins afin de choisir un outil pertinent, répondant à toutes leurs problématiques.

A noter qu’il est essentiel de vérifier que la solution choisie peut être paramétrée selon votre convention collective. Ainsi, vous bénéficierez des mises à jour conventionnelles automatiques et en temps réel.

Les entreprises doivent également choisir le type de logiciel qui leur convient le mieux. Il existe en effet deux principales catégories de logiciels GTA : les logiciels One-At-All qui réunissent de nombreuses fonctionnalités liées aux ressources humaines, et les logiciels GTA Best-of-Breed qui se concentrent uniquement, mais de façon très approfondie, sur la gestion des temps et des activités.

One-At-All

Les logiciels One-at-all (ou « One-stop-shop ») de GTA offrent aux entreprises des solutions complètes qui intègrent non seulement la gestion des temps et des activités, mais aussi d’autres fonctions liées aux ressources humaines, comme la paie, la gestion des compétences, la gestion des collaborateurs, etc.

Ce type de logiciel conviendra mieux à une entreprise qui souhaite centraliser toutes ses fonctions RH dans un seul outil pour faciliter la gestion des données. Les One-at-all sont destinés aux organisations n’ayant pas besoin de fonctionnalités très spécialisées, mais plutôt d’un logiciel global et facile à utiliser.

Best-Of-Breed

Les solutions Best-of-breed spécialisées dans la GTA permettent aux entreprises de gérer uniquement les missions liées à la gestion des temps et des activités, comme la gestion des plannings, des congés, des présences ou des absences. Leurs fonctionnalités sont plus avancées et plus spécifiques.

Les best-of-breed correspondent davantage à une entreprise possédant des besoins complexes en matière de GTA (gestion multi-sites, réglementations locales, etc) ou ayant des processus de travail spécifiques avec des exigences uniques auxquels il faut s’adapter.

A savoir qu’il est possible d’intégrer un logiciel GTA avec d’autres systèmes RH. Cela permet aux entreprises de bénéficier d’une gestion complète et précise des processus RH, tout en simplifiant la saisie des données et la communication entre les différents outils. L’intégration des SIRH représente néanmoins un coût pour les entreprises qui doivent investir dans plusieurs solutions.

L’hébergement du logiciel est également un élément à prendre en compte avant d’investir dans un outil GTA. Deux options sont possibles : un hébergement en mode SaaS ou en mode On-Premise.

Le mode SaaS

Le mode SaaS, accessible via Internet, permet d’accéder, de manière sécurisée et à distance, au logiciel de GTA. Très prisé par les entreprises, ce modèle offre de nombreux avantages. Il nécessite d’abord aucune installation. Les mises à jour fonctionnelles et réglementaires s’effectuent également automatiquement.

De plus, les données sont synchronisées en temps réel et peuvent être consultées depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). Le mode SaaS repose sur un système de licences d’utilisateurs et d’abonnement mensuel ou annuel.

Le mode On Premise

Les logiciels en mode On Premise sont hébergés sur les serveurs de l’entreprise elle-même et installés directement sur les postes des utilisateurs. Ils offrent un contrôle total sur le logiciel et les données et ne nécessitent aucune connexion internet.

Cependant, ils sont moins flexibles que les logiciels SaaS et impliquent de nombreux coûts liés à l’acquisition du matériel, des licences et aux mises à jour des serveurs et du logiciel. L’entreprise doit également assumer la responsabilité de la gestion de la maintenance, des sauvegardes et de la sécurité.

Par ailleurs, il est possible d’héberger le logiciel sur un serveur partagé entre plusieurs entreprises, mais avec des environnements séparés, ou bien de combiner les deux modèles en hébergeant certaines parties du logiciel ou des données en interne et d’autres dans le cloud.

Certains logiciels de GTA possèdent donc de nombreux modules leur permettant de gérer un ou plusieurs aspects des ressources humaines. Il existe néanmoins certaines fonctionnalités indispensables pour tous les logiciels, afin d’assurer la gestion des temps et des activités des entreprises.

La gestion des présences et des plannings

Les fonctionnalités de gestion des présences et des plannings dans un logiciel de GTA permettent de suivre précisément le temps de travail des employés et de planifier leurs horaires de manière optimisée.

Ces services regroupent principalement :

• Le suivi des présences : Les managers peuvent suivre les horaires de présence des salariés en temps réel et de façon centralisée. Ils peuvent également bénéficier d’une vision globale des collaborateurs présents et absents, tout en suivant les heures supplémentaires et les temps de pause des collaborateurs.
  
  
• Les plannings dynamiques : Les managers peuvent créer des plannings adaptés aux besoins de chaque service ou projet, en tenant compte des contraintes spécifiques (durées de travail légales, règles de repos, etc) et des effectifs disponibles.
  
  
• Les alertes et automatisations : La solution génère automatiquement des alertes en cas de problèmes, comme le dépassement des horaires par un salarié, un poste non couvert ou une incompatibilité d’horaire. En cas d’imprévu, le manager est immédiatement averti et peut ajuster le planning en conséquence.
  
  
• L’accès pour les salariés : Les collaborateurs peuvent consulter leur planning en ligne ou via une application mobile, recevoir des notifications en cas de modification, et soumettre des demandes de changement ou d’échange de créneau.

La gestion des congés et absences

Les fonctionnalités de gestion des congés et des absences dans un logiciel de GTA facilitent le suivi et l’organisation des absences des employés, tout en automatisant les processus administratifs.

Voici concrètement ce qu’ils permettent :

• La demande et validation des congés : Les employés peuvent soumettre leurs demandes de congés (annuels, RTT, congés exceptionnels, etc.) via une application ou un portail en ligne. Ces demandes sont ensuite automatiquement transmises au responsable qui peut l’approuver ou la refuser directement depuis le logiciel.

• Le calcul des droits : Le système suit les soldes de congés en temps réel. Il vérifie si le collaborateur a suffisamment de jours disponibles et alerte si une demande dépasse le solde restant.
  
  
• La planification des absences : Les absences validées sont automatiquement intégrées dans le planning, ce qui permet d’éviter les chevauchements problématiques ou le sous-effectif. Si plusieurs membres d’une équipe demandent les mêmes dates, le manager est averti pour anticiper et éviter un manque de personnel.
  
  
• La gestion des absences imprévues : Les arrêts maladie ou absences imprévues sont enregistrés et signalés aux responsables en temps réel. Les salariés peuvent également transmettre directement leur justificatif d’absence sur le portail.

Les fonctionnalités supplémentaires

Les logiciels GTA intègrent généralement des fonctionnalités supplémentaires rendant la solution plus complète et plus efficace.

Parmi ces fonctionnalités, on retrouve par exemple :

• Les systèmes de pointage : Certains logiciels GTA intègrent des systèmes de pointage permettant de suivre plus précisément la présence des salariés. Les collaborateurs pointent alors leur arrivée et leur départ grâce à des dispositifs de pointage par badges, par téléphone ou par ordinateur.
  
  
• L’export vers la paie : Les données de temps travaillé et d’absences sont automatiquement exportées vers la solution de paie de l’entreprise. Cela garantit la précision des bulletins de salaire tout en réduisant les risques d’erreurs et le temps de saisie manuelle.
  
  
• La gestion des notes de frais : Les salariés peuvent déclarer leurs dépenses professionnelles (repas, les transports ou l’hébergement) directement dans le logiciel. Les justificatifs sont ajoutés via des scans ou des photos, puis soumis directement au manager pour qu’il les valide.
  
  
• La gestion de la modulation du temps de travail : Pour les entreprises ayant des horaires annualisés, le logiciel suit les cycles de travail modulés et calcule les heures à rattraper ou à compenser. Par exemple, les périodes de faible activité peuvent être équilibrées par des heures supplémentaires effectuées lors des pics de travail, tout en respectant les accords collectifs.
  
  
• Le suivi des astreintes : Les managers peuvent planifier les plages d’astreintes et suivre les interventions effectuées. Les salariés peuvent voir leur affectation directement depuis le logiciel.
  
  
• Le suivi du télétravail : Les employés déclarent leurs jours travaillés à distance. Les managers peuvent suivre ces heures comme pour le présentiel. Il est également possible de suivre les heures de travail et la présence des salariés en déplacement.
  
  
• La conservation des données : Les GTA garantissent la traçabilité des informations et permettent de conserver un historique complet des temps de travail. Ces informations sont conformes aux exigences légales et disponibles en cas d’audit ou d’inspection du travail.
  
  
• L’intégration avec d’autres outils : Grâce aux API et connecteurs, les logiciels GTA peuvent s’intégrer avec des ERP ou logiciels RH. Cette intégration assure une synchronisation automatique des données entre les systèmes, réduisant les erreurs et optimisant les processus.

Au-delà de la performance de la solution, plusieurs critères supplémentaires entrent en jeu pour choisir une solution GTA. En effet, le logiciel parfait devra être ergonomique, sécurisé, flexible et abordable.

L’ergonomie et l’expérience utilisateur

Un logiciel GTA doit avant tout être intuitif et simple à utiliser pour permettre une adoption rapide par les collaborateurs, managers et équipes RH. Une interface claire et fluide garantit une navigation facile entre les fonctionnalités. Pour optimiser l’expérience utilisateur, les solutions intègrent notamment des tableaux de bord personnalisables, des menus simplifiés, et des applications mobiles conviviales.

Flexibilité et capacité de personnalisation

Les entreprises possèdent des exigences variées en fonction de leur taille, de leur secteur d’activité ou de leurs organisations. Un bon logiciel GTA doit être entièrement paramétrable pour s’adapter à ces particularités. Il doit donc inclure, par exemple, des cycles horaires complexes, respecter des conventions collectives spécifiques, ou intégrer des modules supplémentaires, comme la gestion des projets ou des notes de frais.

Sécurité des données et conformité réglementaire

La GTA implique l’utilisation d’informations sensibles, comme les horaires, les salaires ou les informations personnelles des employés. Un logiciel GTA doit donc garantir une sécurité exemplaire avec des données stockées sur des serveurs sécurisés et des sauvegardes régulières. De plus, il doit être conforme à la législation et aux exigences légales locales, en particulier celles liées au droit du travail.

Coût et rentabilité de la solution

Les solutions GTA sont disponibles sous différents modèles tarifaires : abonnement SaaS, licence à l’achat ou tarification à l’utilisateur. Leur rentabilité se mesure à leur capacité à réduire les tâches répétitives, à optimiser les plannings, et à améliorer l’efficacité globale. Les entreprises doivent donc choisir un logiciel avec un modèle économique leur correspondant, mais possédant également l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à l’optimisation de leur gestion des temps.

Assistance et support technique

Enfin, l’accompagnement proposé par l’éditeur représente également un élément essentiel. Une assistance technique efficace, incluant un service client réactif, des tutoriels en ligne ou un support téléphonique dédié, assure un accompagnement optimal des entreprises dans l’installation de l’outil, la formation des utilisateurs, et la résolution des problèmes.