E2time.com X Semana : les synergies pour une gestion du travail hybride !

Les dernières années nous ont montré que le monde du travail a bien changé. Les réunions sont devenues visioconférences, les salles de réunion sont réservées mais pas occupées, et les locaux sont peu peuplés. L’occasion de se retrouver avec des collègues au bureau devient de plus en plus compliqué à organiser.

La fonction du bureau est en plein bouleversement. La généralisation du télétravail introduit de nouvelles interrogations sur l’optimisation d’espace, la collaboration, le lien social et l’organisation de notre quotidien. Cette transition vers le travail hybride et des politiques de flex office représente un réel défi pour les responsables RH et Office Managers.

Alors que le télétravail est un atout pour une organisation moderne, la transparence est clé pour sa réussite. Il faut de bons outils pour pouvoir suivre les plannings des collaborateurs sur différents rythmes de présence, et maintenir une culture d’entreprise forte malgré la distance qui nous sépare.

Une fois la décision prise de passer à un modèle de bureau flexible, un certain nombre de questions se posent. Quelle méthode d’affectation des espaces la mieux adaptée à leur organisation ? Comment réconcilier les contraintes organisationnelles et capacitaires ? Comment faciliter la visibilité entre collègues et entre équipes afin de mieux travailler et collaborer ensemble ? Comment s’assurer que le lien social n’est pas trop impacté par les rythmes de télétravail variés ?

Semana aide à résoudre ces enjeux afin de simplifier la transition au travail hybride :

• Définir combien de places sont réellement nécessaires en fonction du nombre de collaborateurs en présentiel et en télétravail à tout moment, selon les politiques de flex office par équipe.

• Adapter les espaces pour ces nouvelles méthodes de travail, en identifiant de nouveaux espaces de collaboration, des zones géographiques réservées à certaines équipes, et en encourageant les collaborateurs à se retrouver.

• Faciliter la visibilité entre collègues des plannings de présence et du télétravail afin d’optimiser les locaux et mieux planifier des moments d’équipe, des points réguliers, ou bien d’inviter les personnes à distance de venir au bureau.

• Simplifier la casse-tete des réunions hybride : croiser les plannings de présence avec les disponibilités agenda pour trouver le meilleur créneau, et réservez directement la salle de réunion la plus adaptée. 

• Soutenir le lien social entre équipes grâces aux annonces, aux groupes basés sur les centres d’intérêts et aux programmes de rencontres. 

La transparence est au cœur d’une transition au travail hybride réussie, et pour les responsables RH et pour les collaborateurs. Savoir qui est ou et quand, et gagner de la visibilité sur les plannings diverses et variés de toute l’effectif de l’organisation devient un défi ingérable sans des bons outils.

Cela dit, trop d’outils peuvent être écrasants et insoutenables. La bonne solution de flex office s’intègre naturellement à vos outils quotidiens, créant une expérience fluide et unifiée sans nécessiter une double saisie de données ou un énième outil à gérer. Semana s’intègre parfaitement avec les SIRH et GTA comme e2time, ainsi qu’avec les workspaces Microsoft et Google, les calendriers, et directement au sein des plates-formes de communication telles que MS Teams et Slack, pour une expérience utilisateur la plus simple possible.

La solution e2time permets aux collaborateurs de consulter leurs informations RH en toute transparence :

• Consulter leurs soldes de congés et faire leurs demandes facilement
• Voir leurs plannings, via l’application web ou mobile
• Gérer les notes de frais à distance, contrôler leur statuts, faire des relances si besoin

Les nouvelles méthodes de travail nécessitent d’avoir les bons outils. Le télétravail et le flex-office sont de grands avantages pour les organisations et leurs employés, mais sans transparence et visibilité, leurs avantages sont atténués. Des solutions bien intégrées comme e2time et Semana facilitent la transparence et permettent de mieux travailler et collaborer ensemble.