Adopter un logiciel Gestion des Temps et des Activités (GTA) apporte de nombreux avantages pour la gestion RH. Cependant, entre la fluctuation des prix du marché, les modèles économiques différents et les nombreuses options des logiciels, il n’est pas toujours évident de comprendre le coût que nécessite une solution GTA.

C’est pourquoi, dans cet article, nous vous présentons l’ensemble des différents coûts associés à l’utilisation d’un outil GTA.

La composition du prix d’un logiciel GTA

Le coût d’une solution GTA intègre plusieurs éléments, qui varient selon la solution choisie et les besoins de l’entreprise. En effet, en plus du prix d’installation de l’outil, de nombreux autres frais peuvent venir s’ajouter et doivent être pris en compte.

1. La licence d’utilisation  

Le modèle économique des logiciels GTA ne fonctionne pas toujours de manière similaire. En effet, pour un logiciel On-Premise, l’entreprise achète une licence d’exploitation unique. Cependant, elle doit généralement s’acquitter de frais supplémentaires, facturés chaque année, pour la maintenance. 

À l’inverse, un logiciel en mode SaaS fonctionne sur la base d’un mensuel ou annuel. Celui-ci inclut généralement les frais de maintenance et de mises à jour. De plus, son prix est souvent calculé en fonction du nombre d’utilisateurs ou de salariés de la société, et peut donc évoluer au fil du temps.

2. L’installation et la configuration

Les logiciels On-Premise nécessitent une installation technique, qui inclut la mise en place d’infrastructures comme des serveurs ou des réseaux. Des frais d’installation souvent conséquents sont donc nécessaires, surtout si l’entreprise ne dispose pas déjà des équipements requis. 

Pour les logiciels SaaS, c’est uniquement l’éditeur de la solution qui se charge de faire fonctionner l’outil. L’entreprise cliente n’a donc pas de matériel à installer, mais des frais de paramétrage sont généralement facturés pour adapter le logiciel aux besoins spécifiques de la compagnie.

3. La maintenance, les mises à jour et le support technique

Tous les logiciels GTA nécessitent un suivi régulier pour garantir leur bon fonctionnement. Cela passe par une maintenance corrective, qui permet de corriger les bugs ou dysfonctionnements, mais également par des mises à jour permettant d’accéder aux nouvelles versions, d’améliorer la sécurité ou de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.

Dans le cas des logiciels SaaS, ces services sont généralement inclus dans l’abonnement. Pour les solutions On-Premise, en revanche, ils sont souvent facturés à part sous forme d’un contrat annuel (représentant entre 10 % et 20 % du coût de la licence).

Enfin, le support technique, destiné à résoudre les problèmes rencontrés par les utilisateurs ou les équipes RH, peut également être inclus ou facturé en supplément, selon le niveau de service choisi.

4. La formation

La formation des administrateurs et des utilisateurs constitue un autre poste de dépense souvent inclus dans le prix du logiciel GTA. Elle vise à assurer une prise en main efficace de l’outil. Elle peut prendre différentes formes : sessions en présentiel, formations à distance ou accès à des tutoriels en ligne.

Le coût de la formation varie en fonction de sa durée et du nombre de participants, mais elle reste essentielle pour optimiser l’utilisation du logiciel.

5. La personnalisation

Les logiciels GTA, en particulier ceux en mode SaaS, proposent de nombreuses options de personnalisation. Ces fonctionnalités avancées incluent par exemple la gestion des notes de frais, des systèmes de pointage biométrique ou encore des applications mobiles.

Elles permettent d’adapter l’outil aux besoins spécifiques de l’organisation, mais génèrent souvent des coûts supplémentaires importants, notamment pour les grandes entreprises. Elles offrent toutefois une certaine flexibilité : les organisations qui n’en ont pas besoin peuvent opter pour une version plus basique et moins coûteuse. 

6. L’intégration

Un logiciel GTA peut être connecté à d’autres systèmes RH, comme des logiciels de paie ou des ERP. Cette intégration permet d’automatiser et de fluidifier la gestion des données entre différents outils.

Cependant, elle nécessite parfois des développements spécifiques, ce qui engendre des coûts additionnels. Bien qu’elles soient facultatives, ces intégrations sont souvent indispensables pour les entreprises souhaitant une solution totalement adaptée à leur écosystème numérique.

7. Les frais annexes

Enfin, certains frais annexes peuvent s’ajouter. Par exemple, la migration des données, qui permet de transférer les anciennes données RH vers le nouveau système, peut s’avérer complexe et donc engendrer des coûts complémentaires.

Par ailleurs, certains logiciels nécessitent des équipements spécifiques, comme des badgeuses ou des terminaux de pointage. L’achat de ce matériel représente également une dépense supplémentaire, à ne pas négliger.

À savoir : tous les éditeurs de logiciels ne communiquent pas de manière transparente sur l’ensemble des coûts associés.Certaines options ou fonctionnalités avancées peuvent entraîner des frais additionnels, qui ne sont pas toujours mentionnés clairement dans le devis initial. Il est donc essentiel de poser les bonnes questions et de bien se renseigner avant de s’engager.

Par ailleurs, tous les logiciels n’intègrent pas nécessairement les mêmes frais dans leur offre, ce qui rend indispensable une analyse détaillée des tarifs des différentes solutions.

La variation des coûts selon différents critères

Le coût d’un logiciel de GTA dépend principalement du type de solution choisie (SaaS ou On-Premise), mais aussi des fonctionnalités incluses et du modèle économique proposé par l’éditeur. 

Pour une solution SaaS

En mode SaaS, le tarif est généralement calculé en fonction du nombre d’utilisateurs. Le prix de l’abonnement mensuel par utilisateur se situe généralement entre 4 et 8 euros, avec des tarifs dégressifs pour les grandes entreprises. Cela leur permet de bénéficier de coûts par utilisateur plus avantageux.

De plus, les solutions SaaS proposent généralement deux types de tarification : soit un ensemble de fonctionnalités standard regroupées par « packs », soit un tarif de base auquel viennent s’ajouter des options payantes, choisies « à la carte ».

Pour ce qui est de l’installation du logiciel, les frais de mise en place varient de 5 000 à 30 000 euros, en fonction de la complexité du paramétrage et des besoins spécifiques de l’entreprise. 

Pour une solution On-Premise

Pour une solution On-Premise, les coûts initiaux sont souvent plus élevés. En effet, les coûts d’installation (infrastructure, déploiement, formation compris) peuvent osciller entre 20 000 et 90 000 euros, voire plus pour des projets complexes ou de grande envergure. Les coûts de maintenance (matériel, support et mises à jour) pour une solution On-Premise varient entre 2 000 et 15 000 euros par an. 

À noter : ces tarifs concernent uniquement les fonctionnalités liées à la gestion des temps et des activités. Les logiciels SIRH plus complets intègrent souvent d’autres modules de gestion, tels que la paie, le recrutement ou la formation. Ces modules entraînent des frais supplémentaires, à prévoir selon les besoins de la société.

Le calcul du ROI du logiciel 

En plus de bien comprendre les coûts d’une solution GTA, il est essentiel d’anticiper la rentabilité du logiciel avant de souscrire à une solution. Pour cela, vous devez calculer le Retour sur Investissement (ROI) de l’outil. 

Regrouper les coûts du GTA

D’abord, pour calculer le ROI d’un logiciel de gestion des temps on-premise, vous devez lister l’ensemble des coûts liés à l’acquisition, au déploiement et à la maintenance logicielle.

Certains frais qui seront amortis sur la durée, vous devez donc avoir une vision de long terme. Pour avoir une vision claire du coût total de la solution, il est conseillé de calculer les frais sur une période de trois à cinq ans. 

En revanche, pour une solution SaaS qui ne nécessite pas d’infrastructure particulière, vous avez uniquement à prendre en compte le coût du déploiement et de l’abonnement mensuel. Le budget GTA est beaucoup plus vite rentabilisé. 

La somme de ces dépenses constitue les coûts totaux du projet et sert de base pour le calcul du ROI.

Calculer le ROI

Le ROI mesure l’efficacité financière de l’investissement en comparant les bénéfices générés aux coûts totaux. Pour le calculer, il faut utiliser la formule suivante : 

ROI (%) = ((Gains nets – Coûts totaux) /Coûts totaux)×100

Les gains nets correspondent aux économies réalisées grâce au logiciel. Elles sont principalement issues de l’automatisation des tâches administratives, de la réduction des erreurs de paie et de l’optimisation des heures supplémentaires.

Par exemple : une entreprise investit 30 000 € par an dans une solution GTA (incluant paramétrage, abonnement SaaS et formation). Grâce à une meilleure gestion des plannings et à la réduction des erreurs, elle réalise 50 000 € d’économies.

Le ROI sera alors de : (50000 – 3000)×100 = 66,7 %

La compagnie aura donc gagné 1,67 € pour chaque euro investi.

Évaluer les bénéfices grâce aux KPI

Au-delà des gains financiers, l’emploi d’un logiciel GTA génère des bénéfices stratégiques, mesurables grâce à des indicateurs de performance clés. Ces KPI permettent de quantifier les impacts du logiciel sur la gestion RH tout en mesurant la performance globale de l’entreprise.

On retrouve comme principaux KPI : 

• La réduction du taux d’absentéisme : Grâce à un suivi précis et des alertes automatiques, il est plus facile d’identifier et de prévenir les absences injustifiées. 

• La diminution des erreurs de paie : En automatisant les calculs, les erreurs sont largement réduites, ce qui améliore la satisfaction des employés et limite les risques de litiges ou de sanctions.

• L’optimisation des heures supplémentaires : Une meilleure planification permet de réduire le recours aux heures supplémentaires, ce qui allège les coûts pour l’entreprise.

• Le gain de temps : L’automatisation des processus RH permet d’économiser environ 35 % de temps sur des tâches administratives chronophages.

• Le temps de traitement des demandes RH : Les demandes comme les congés ou les corrections de paie sont traitées beaucoup plus rapidement. Le service RH est donc plus réactif et efficace.

Ainsi, un suivi rigoureux des KPI permet d’évaluer en continu l’impact du logiciel GTA et d’ajuster son utilisation pour maximiser les bénéfices. Ils offrent également la possibilité d’identifier les éléments organisationnels à améliorer pour l’entreprise.

Pour mieux gérer vous processus Rh, découvrez également la solution de gestion des collaborateurs HR4YOU.