Depuis la crise du Covid, le mode de travail à distance s’est développé considérablement. Il représente désormais un pilier essentiel de l’organisation du travail au sein de multiples entreprises, ainsi qu’un facteur indispensable pour de nombreux salariés.

Cependant, la mise en place de processus et d’outils permettant une bonne gestion du télétravail en entreprise est nécessaire pour maintenir la performance des missions et la productivité des collaborateurs en télétravail.

Selon un sondage de Statista, en 2024, 29% des salariés pratiquent régulièrement le télétravail. Cette adoption massive du travail à distance s’explique par les nombreux avantages qu’il offre tant aux collaborateurs qu’aux employeurs.

Les avantages du télétravail pour les salariés

Dans le cadre du télétravail, les entreprises doivent respecter certaines obligations spécifiques liées à ce mode de travail. Par exemple, elles doivent (si cela est indiqué dans leurs contrats de travail des collaborateurs) prendre en charge les frais engagés par les salariés lors de leur travail à distance, c’est-à-dire les coûts occasionnés par l’exercice du télétravail.

De plus, les employeurs doivent respecter les obligations suivantes :

• Informer les salariés des restrictions dans l’usage des équipements et outils informatiques mis à leur disposition, ainsi que des éventuelles sanctions en cas de non-respect.
• Fixer avec ses salariés des plages horaires durant lesquelles ils peuvent être contactés.
• Organiser un entretien annuel avec chacun, notamment pour échanger à propos des conditions d’activité du salarié et de sa charge de travail.
• Accorder la priorité aux télétravailleurs pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à leurs qualifications et compétences, et leur indiquer lorsque tout poste de ce type est disponible.

Pour gérer efficacement le télétravail, il est essentiel de mettre en place des processus précis et adaptés à à l’entreprise et aux collaborateurs.

Assurer la sécurité des informations

En télétravail, les salariés sont parfois amenés à recevoir ou à manipuler des informations confidentielles ou personnelles concernant des clients ou leur entreprise. Celle-ci doit donc mettre en place des processus efficaces pour protéger ces données sensibles, même à distance.

Pour ce faire, les organisations peuvent informer les salariés des dispositions légales à respecter et des règles de sécurité en vigueur dans la société. En retour, les télétravailleurs sont tenus de respecter la politique de protection des données de leur entreprise. Par exemple, il est possible d’instaurer une charte informatique pour définir les règles d’utilisation du matériel informatique.

Ce document offre une sécurité juridique et technique concernant les informations collectées, traitées et conservées par une société. De plus, les entreprises peuvent créer des processus de sécurité pour les accès et les mots de passe ainsi que pour les outils de travail utilisés. Par exemple, la signature électronique est un excellent moyen de protéger les documents officiels et juridiques d’une organisation.

Garantir une communication fluide et instantanée

Pour assurer une collaboration performante en télétravail, il est essentiel de maintenir une communication fluide et constante entre les collaborateurs et les équipes.

Pour cela, les salariés peuvent utiliser des outils de communication comme Slack ou Microsoft Teams. Ces logiciels leur permettent notamment d’organiser des réunions virtuelles ou de discuter de façon instantanée. Les outils tels que Google Drive et ClickUp sont également d’excellentes solutions pour partager des documents et compléter des projets en équipe.

Les entreprises peuvent également maintenir une communication fluide en organisant régulièrement des réunions à distance avec les collaborateurs, afin de partager les informations et de suivre l’évolution des missions. Toutefois, pour tirer pleinement parti des avantages du télétravail, il est essentiel de faire preuve de confiance envers les télétravailleurs et d’éviter de les submerger de messages et de réunions virtuelles.

Par ailleurs, pour conserver un lien solide avec les télétravailleurs, les sociétés peuvent instaurer des habitudes quotidiennes, comme envoyer un message de bonjour via la messagerie interne. En dressant des bilans réguliers des avancées, elles sont également en mesure de s’assurer de la productivité des collaborateurs en télétravail.

Mettre en place des processus dématérialisés

Un autre élément clé pour le succès du travail à distance est la dématérialisation, c’est-à-dire le transfert en ligne de l’ensemble des processus, données, communications et documents papier. Toutes les informations nécessaires à la réalisation des missions des collaborateurs doivent obligatoirement être numérisées et accessibles à distance.

Pour garantir une dématérialisation des données efficace, les sociétés peuvent adopter des technologies de Cloud. En effet, ces logiciels, ainsi que les informations qu’ils stockent, sont disponibles à tout moment et en tout lieu, offrant ainsi une flexibilité et une accessibilité optimales.

Pour garantir le suivi des collaborateurs en télétravail, les entreprises peuvent utiliser des outils de pointage à distance comme e2time.com. Ces solutions leur permettent de suivre les heures de travail et la présence des employés de manière précise et fiable.

Les sociétés peuvent également analyser la productivité, gérer les horaires de travail de manière plus flexible et s’assurer que les salariés respectent leurs engagements en termes de temps de travail.