Depuis quelques années, les notes de frais sont entrées dans le fonctionnement des entreprises.

Elles sont en effet essentielles pour assurer la bonne gestion de la comptabilité dans l’entreprise et garantir le remboursement des salariés en cas de dépenses professionnelles. La gestion des notes de frais fait donc partie des missions centrales du secteur RH et doit être correctement administrée pour garantir le bon déroulement de l’activité de l’entreprise.

• Mais comment fonctionne vraiment le remboursement des notes de frais ?
• Quelles sont les obligations à respecter ?
• Comment gérer les notes de frais le plus efficacement possible ?

On vous dit tout dans ce guide !

Une note de frais, que l’on peut aussi appeler fiche de frais, est par définition un document officiel comportant les détails d’un paiement fait dans le cadre du travail par un salarié. Elle permet aux collaborateurs de se faire rembourser leurs dépenses professionnelles par leur employeur.

Ce document intègre donc toutes les informations concernant les avances de frais réalisées durant une mission professionnelle. Il peut être présenté sous format papier ou numérique et doit être accompagné de justificatifs de dépenses.

Avec les notes de frais, il est possible de rembourser plusieurs types de dépenses professionnelles, telles que :

• Les frais d’hébergement : L’employeur doit indemniser les séjours à l’hôtel et autres frais de logement du salarié si le lieu de travail se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus d’1 heure et 30 minutes en transports publics.
  
  
• Les frais de restauration : L’entreprise est également tenue de rembourser les dépenses provenant des repas et des restaurants.
  
  
• Les frais de déplacement ou frais kilométriques : Les frais dus aux déplacements des salariés doivent également être compensés par l’employeur, qu’ils soient issus de trajets en voiture ou en transport. Dans le cas de déplacement avec un véhicule personnel, le salarié peut toucher des indemnités kilométriques, soit déductibles en frais réels ou au forfait.
  
  
• Les autres frais : L’employeur peut aussi avoir à indemniser des dépenses liées au télétravail, comme une partie du loyer ou de son forfait Internet, ou aux fournitures de bureau.
  
  A noter que les dépenses effectuées par les collaborateurs ne sont pas toujours considérées comme des frais professionnels et donc remboursables par l’entreprise.

S’il n’existe pas de modèle officiel de note de frais, celles-ci doivent comporter un certain nombre d’informations clés afin de simplifier la gestion par les RH. Les renseignements provenant des notes de frais simplifieront le processus de validation et de remboursement des frais. Ils pourront également être utiles en cas de contrôle administratif ou fiscal.

Ainsi, une note de frais complète doit contenir les éléments suivants :

• Nom et prénom du salarié
• Date et lieu de la dépense
• Type de frais
• Montant total de la dépense
• Montant de la TVA et le pourcentage TTC
• Code projet ou Code client lié à la dépense

La note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif de dépense, comme une facture, un reçu ou un ticket de caisse, pour être valide.

La gestion des notes de frais est un processus essentiel dans le fonctionnement des entreprises. Elle inclut la prise en charge des dépenses des employés, leur traitement et leur remboursement. La gestion des notes de frais peut se faire de façon manuelle ou automatique grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté.

1- Créer une note de frais

La gestion des notes de frais commence par sa création. Le salarié qui a réalisé une dépense pour le compte de l’entreprise doit renseigner l’ensemble des informations nécessaires au traitement des frais engagés, puis les transmettre au service dédié. Pour cela, il peut soit remplir un formulaire écrit, soit saisir les données directement en ligne.

2- Valider une note de frais

Après avoir reçu la note de frais du salarié, l’employeur procède à la validation de celle ci. Il vérifie que les dépenses effectuées soient bien des frais professionnels et qu’elles soient accompagnées d’un justificatif de paiement. Dans l’éventualité où les conditions ne sont pas respectées, l’employeur a le droit de refuser le remboursement de la note de frais.

Il informe ensuite le salarié de l’aboutissement du processus (si la note de frais est valide ou non) et procède au remboursement des frais du salarié.

3- Rembourser les notes de frais

Une fois la note de frais validée, l’employeur doit procéder au remboursement des dépenses du collaborateur. Pour cela, il peut choisir d’indemniser les frais « au réel », c’est-à-dire à hauteur des montants préalablement engagés par l’employé, ou bien « au forfait », autrement dit en remboursant régulièrement le salarié de la même somme, selon un barème fixé par l’Urssaf.

A savoir, le délai légal à respecter pour le remboursement des notes de frais est de 5 ans. Cependant, les employeurs indemnisent généralement leurs employés à la fin du mois, en même temps que le versement du salaire. Le processus peut également prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Lorsqu’une entreprise effectue des achats professionnels, elle a la possibilité de récupérer la Taxe sur la Valeur Ajoutée payée à l’État sur ces dépenses. Elle peut donc se voir rembourser la TVA provenant des notes de frais de ses salariés. Ces derniers seront alors indemnisés sur la base du prix TTC.

La TVA peut être récupérée sur les frais de restauration, d’hébergement et de déplacement. Toutefois, toutes les dépenses ne sont pas éligibles à la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée. Le montant remboursé varie selon le type de frais.

Pour récupérer la TVA, l’entreprise doit pouvoir justifier et détailler les frais dépensés, incluant le taux de la TVA appliqué et le montant TTC.

Pour faciliter la gestion des notes de frais, de multiples outils et technologies, comme des logiciels spécialisés ou des systèmes numériques, sont aujourd’hui disponibles.

L’OCR

L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie permettant aux utilisateurs de scanner et d’extraire le texte d’un document pour restituer les données sous format d’un fichier numérisé tels que PDF, JSON, CSV, XLM, etc.

Cette méthode permet donc de convertir des documents physiques ou des images contenant du texte en fichiers électroniques modifiables.

Elle peut être utilisée par les responsables RH pour faciliter la gestion des notes de frais en récupérant les informations financières des tickets de caisse et des factures afin de les exploiter numériquement via un logiciel ou une application.

L’OCR peut ainsi récupérer des données comme le nom du collaborateur concerné, la date, le montant TTC de la dépense professionnelle, la TVA ou le nombre de kilomètres parcourus (dans le cas d’une indemnisation kilométrique).

L’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante est un cachet électronique qui permet d’enregistrer, de stocker et d’archiver de manière sécurisée et authentique tous vos fichiers électroniques, afin de garantir leur intégrité et leur validité juridique. L’archivage à valeur probante confère ainsi à vos archives numériques la même valeur légale qu’un document papier original.

Cette méthode, souvent utilisée pour gérer les notes de frais, permet de stocker les factures et les autres reçus. De cette manière, il est possible de conserver les documents dans le temps, de préserver leur valeur légale et de suivre les frais engagés par une entreprise ou un individu.

L’archivage à valeur probante est simple d’utilisation. Il suffit au collaborateur de numériser leur justificatif de note de frais depuis leur smartphone pour que les données soient automatiquement extraites et enregistrées.

La gestion des notes de frais avec e2time

Pour simplifier la gestion des notes de frais, les professionnels RH peuvent bénéficier de logiciels spécialisés tels que e2time. Grâce à ses technologies intégrées d’OCR et d’archivage à valeur probante, notre module de gestion de notes de frais simplifie la saisie et le traitement des notes de frais afin de vous faire gagner du temps, de sécuriser vos remboursements et d’optimiser votre gestion administrative.

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